6 Tips Agar Tidak Memiliki Rapat Yang Tidak Ada Gunanya

Baik itu ad hoc atau terjadwal, sebagian besar rapat tampaknya tidak membantu sama sekali dalam hal menyelesaikan pekerjaan.

Anda akan berpikir bahwa mengajak semua orang yang terlibat dalam proyek untuk duduk dan membicarakan masalah yang muncul, kemudian bertukar pikiran tentang cara untuk menyelesaikannya, akan sangat membantu.

Rapat yang dikelola dengan buruk akan menjauhkan karyawan dari apa yang mereka dibayar untuk dilakukan, meninggalkan telepon tanpa pengawasan, email tidak dijawab. Tetapi itu tidak berarti bahwa rapat harus sepenuhnya dikeluarkan dari tempat kerja. Berikut adalah beberapa saran untuk membantu mempercepat segala sesuatunya dalam rapat.

1. Hilang dalam enam puluh menit

Seharusnya merupakan kejahatan jika rapat berlangsung lebih dari satu jam. Heck, seharusnya menjadi dosa jika pertemuan yang dijadwalkan berlangsung selama itu. Logikanya sederhana: Apa gunanya mengambil karyawan Anda dari pekerjaan mereka sehingga mereka dapat berbicara tentang apa yang mereka lakukan?

Jika itu hanya laporan, mereka selalu dapat mengirimi Anda proposal, atau menyelesaikannya dengan lampiran email 23 KB. Jika semua yang Anda inginkan adalah tetap dalam lingkaran, bawa kepala departemen ke kantor Anda atau ambil secangkir teh bersamanya setelah bekerja, dapatkan informasi yang Anda butuhkan lalu lepaskan mereka kembali ke alam liar 15 menit kemudian.

Rapat kemajuan mingguan hampir tidak dapat membantu, karena sebagian besar pekerjaan membutuhkan waktu lebih dari seminggu untuk membuahkan hasil, dan akan konyol untuk hanya duduk-duduk dan saling menatap jika kita tidak memiliki apa pun untuk dilaporkan.

Intinya: Rapat harus meningkatkan produktivitas, bukan menunda proses. Jadikan setiap pertemuan penting, dan buatlah itu berarti.

2. Mengangguk, tetap keluar

Ada banyak pertemuan di mana hanya ada satu orang yang berbicara dan semua orang setuju dengan pembicara. Jika rapat diadakan hanya untuk mendengar orang-orang menyuarakan dukungan, Anda sebaiknya menempatkan rekaman pembicara di ruang rapat agar semua orang mengangguk.

Untuk memperbaikinya, hanya ada pembuat keputusan di ruangan itu. Dan Anda ingin mereka yang tidak takut untuk mengungkapkan pikiran mereka. Anda ingin eksekutif yang akan memperjuangkan bagian anggaran departemen Anda di sana. Anda ingin manajer yang dapat menangkis beban kerja ekstra dan tidak relevan berbicara atas nama Anda.

Anda ingin atasan Anda yang pemberani itu memberi tahu atasan Anda, "Tidak, ayah. Kami tidak akan membelikanmu mobil baru. Tim ingin pergi ke Bangkok tahun ini, dan kami akan minum sampanye dalam penerbangan!"

Intinya adalah: Jika Anda akan terjebak dalam sebuah rapat, memiliki sedikit keragaman dalam keputusan yang dibuat akan membuatnya sepadan dengan waktu Anda.

3. Apa yang kita bicarakan lagi?

Berapa kali selama rapat, mintalah salah satu rekan Anda bertanya kepada manajer Anda sesuatu yang tidak relevan dengan topik yang sedang dibahas, dan mereka menghabiskan setidaknya satu jam untuk mencoba mencari tahu saat Anda mengutak-atik telepon Anda, berusaha untuk tidak terlihat kesal ?

Bukan hal yang aneh jika pemikiran seseorang tergelincir oleh pertanyaan yang tiba-tiba, tetapi jika dengan menjawab pertanyaan itu, dan semua masalah lain dalam daftar agenda tidak terjawab, ini akan mempengaruhi produktivitas staf lainnya.

Pastikan untuk memiliki sejumlah agenda yang harus dicapai melalui setiap pertemuan, dan pastikan orang yang memimpin rapat mencapai agenda yang telah ditentukan; tidak lebih, tidak kurang. Gunakan tanda enam puluh menit sebagai dorongan untuk menyelesaikan agenda sesegera mungkin.

Jika ada hal-hal lain yang harus diperhatikan, dan jika itu hanya antara beberapa orang daripada seluruh tim yang duduk di dalam ruang rapat, mintalah mereka untuk membawanya ke luar, sebelum atau sesudah rapat.

Intinya adalah: Tetap di jalur untuk membuat pertemuan Anda bermanfaat.

4. Ide itu murah; datang dengan solusi

Tidak ada yang bisa mengakhiri pertemuan dengan buruk selain memiliki peserta yang datang dengan pikiran kosong. Saat ini, saran kosong tidak akan memotongnya. Atasan ingin rekam jejak. Manajer menginginkan ROI. Eksekutif menginginkan kelayakan.

Dan mereka tidak hanya menginginkan bola lampu yang menyala, mereka menginginkan bukti bahwa sebuah ide dapat dan akan berhasil. Untuk mendapatkan bukti itu, Anda harus melakukan riset terlebih dahulu.

Ambil kepemilikan atas ide-ide Anda dan mulailah ke depan. Berhentilah menyarankan ide-ide brilian hanya untuk menunggu orang lain mengeksekusinya.

5. Sebening kristal mungkin bisa memotongnya

Seberapa sering Anda keluar dari rapat dengan berpikir bahwa manajer Anda telah mengatakan satu hal tetapi itu tidak seperti yang Anda dengar? Selesaikan semuanya sebelum Anda keluar.

Jika komunikasi adalah masalah yang terus-menerus, ada baiknya manajer Anda mengulangi dirinya sendiri saat Anda memiliki saksi lain di ruangan itu.

Intinya adalah: Perjelas tujuan tim Anda sebelum Anda semua mulai berlari di tiang gawang yang berbeda.

Jika ini tidak berhasil, coba tip berikutnya.

6. Beri aku waktu sebentar

Notulen rapat adalah alat yang hebat untuk menjalankan sesuatu jika Anda tahu cara melakukannya dengan benar. Sebagai permulaan, itu harus memiliki beberapa hal: apa yang telah diputuskan; apa yang perlu dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya; dan tenggat waktu untuk itu.

Hal pertama akan memastikan bahwa pertemuan itu benar-benar berguna untuk sesuatu, yang kedua memastikan bahwa setiap orang telah diberi peran masing-masing, dan yang ketiga benar-benar membuat mereka berkeringat.

Jika Anda keluar tanpa mengetahui apa yang baru saja terjadi di ruang rapat, notulensi akan membantu Anda dan semua orang memahami posisi Anda dengan benar. Kalau tidak, untuk apa rapat?

Intinya adalah: Tidak ada yang main-main ketika ada yang bertinta.

Kesimpulan

Seseorang tahu lebih baik daripada menggeneralisasi, itulah sebabnya saya ingin mengetahui pandangan Anda tentang rapat: apakah itu berhasil? Apakah mereka diperlukan di tempat kerja saat ini? Apakah kantor Anda melupakan ritual mingguan atau bulanan yang membuat stres, yaitu rapat kantor?

Sumber : Hongkiat.com

Share this post